ENANGANAN DAN CARA MENGARSIP SURAT

0. PENANGANAN SURAT
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.
Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu
organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan
merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,
yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat
yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar
adalah dianggap lebih baik.
Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
1. Penyortiran surat
a. Meneliti asal (sumber) surat itu.
b. Meneliti cara pengiriman surat
2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
a. Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor
b. setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau
alat lain sejenisnya.
3. Pembukaan sampul (amplop).
4. Pengeluaran surat dari dalam sampul
5. Penelitian surat
6. Pembacaan surat
7. Penyampaian surat (intern)
8. Pencatatan Surat
a. Kartu kendali
b. Buku Agenda
c. Buku Pembantu Agenda
d. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda
9. Langkah akhir penanganan surat
Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas
disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.
11. TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)
A. PENGERTIAN FILING
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,
sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap
kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan
yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing
merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan
sempurna dalam suatu organisasi.
B. SISTEM FILING
Ada 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sitem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
C. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.
Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagai
alat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang penting
dengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.
D. PROSEDUR MENGARSIP
Prosedur mengarsip sebagai berikut:
1. Pembuatan tanda pelepas
2. Pembinaan kode
3. Pembuatan kartu petunjuk silang
4. Menggolong-golongkan
5. Penyimpanan
E. SISTEM POLA BARU KEARSIPAN.
Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, system subyek, dari system nomor, dan
system kronologis.