Minggu, 18 Oktober 2009

P E N Y U S U T A N A R S I P

. U m u m
a. Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 (Lembaran Negara tahun 1979
Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara 3151), telah ditetapkan ketentuan –ketentuan
mengenai penyusutan arsip.
b. Untuk mengatur lebih lanjut tentang pelaksanaan Ketentuan –ketentuan Peralihan
mengenai penyusutan arsip sebagaimana tercantum dalam pasal 17 Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, maka dipandang perlu mengeluarkan petunjuk
teknis guna pengaturan pelaksanaannya.
2. Dasar Hukum
a. UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaga
Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964).
b. PP No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara tahun 1979
Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151).
c. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip
Nasional Republik Indonesia.
3. Tujuan
Surat Edaran ini dikeluarkan sebagai pedoman bagi pejabat yang bersangkutan dalam
melaksanakan penanganan arsip inaktif menurut ketentuan pasal 17 Peraturan
Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979.
4. Sasaran
a. Penyelamatan dan pemanfaatan informasi untuk meningkatkan dayaguna dan
tepatguna administrasi aparatur Negara.
b. Penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional.
5. Ruang Lingkup
Arsip-arsip inaktif sebelum diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip yang berada di
Lembaga-lembaga Negara dan/atau Badan-badan Pemerintahan.
6. Pengertian
a. Arsip inaktif adalah arsip Lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan yang
frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
b. Daftar keterangan Arsip adalah daftar yang diperlukan dalam melaksanakan
penyusutan arsip, berisi data yang mengidentifikasikan arsip
c. Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
d. Seri adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis
e. Rubrik adalah berkas arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah.
f. Dosir adalah berkas arsip yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan
g. Jalan masuk adalah petunjuk atau alat yang menjadi sarana penemuan kembali arsip.
17. PRIORITAS PENANGANAN
1. Prioritas penanganan ditentukan atas dasar kurun waktu terciptanya arsip-arsip inaktif
itu
2. Pada umumnya arsip-arsip inaktif yang terlama/tertua usianya didahulukan
penanganannya, namun perkecualian dapat dilakukan terhadap asip-arsip inaktif yang
lebih muda usianya tetapi dalam keadaan kacau atau tidak teraturnya penataannya.
3. Dalam menentukan pembabakan kurun waktu perlu diperhatikan :
a. perkembangan ketatanegaraan yang memberi pengaruh pada perubahan administrasi
Negara;
b. perubahan struktur organisasi ataupun system penataan arsip pada struktur organisasi
ataupun system penataan arsip pada Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang
bersangkutan.
18. TAHAP-TAHAP PELAKSANAAN
1. Pendaftaran Arsip Inaktif
a. Kegiatan pendaftaran berupa pengumpulan data melalui suatu survey terhadap arsiparsip
inaktif yang ada dalam tanggung jawab Lembaga Negara/Badan
Pemerintahanyang bersangkutan.
b. Survei arsip inaktif ini dilaksanakan oleh petugas berdasarkan keputusan Pimpinan
Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
c. Dibuat Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan ikhtisar dari seluruh data yang
terkumpul sebagai hasil survey.
d. Daftar Ikhtisar Arsip diperlukan/digunakan untuk menyusun rencana penanganan
dan penataan kembali arsip inaktif bersangkutan.
2. Pendaftaran Kembali Arsip Inaktif
a. Hal-hal yang perlu diperhatikan :
1) Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip, melainkan setiap
kelompok/berkas arsip.
2) Dalam menangani arsip tidak dibenarkan memberi tanda atau tulisan dengan alat
apapun
3) Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh.
b. Arsip Kacau :
Penanganan arsip kacau yaitu dengan cara sbb;
a) Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asas asal-usul,
sehingga arsip-arsip itu merupakan suatu kesatuan /kelompok yang diatur
tanpa melepaskan ikatan dari sumber asalnya, yakni instansi/unit yang
menciptakannya.
b) Memilih arsip dari non arsip dan duplikasi yang berlebihan. Yang termasuk
non arsip, antara lain amplop, map, blanko-blanko formulir, dan sebagainya .
c) Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan,
sedangkan arsipnya :
(1). Dikelompokkan menurut Unit Pengolah/Unit Kerja :
(2). Berkas arsip dibungkus map dicatat pada kartu;
(3). Kartu-kartu catatan tersebut disusun dan diberi nomor urut;
(4). Berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam boks asip yang diberi
label/etiket yang memuat keterangan tentang berkas-berkas yang ada di
dalamnya atas dasar keterangan yang termuat pada kartu catatan dari berkas
yang bersangkutan;
(5). Dibuat Daftar Pertelaan Arsip Sementara.
d) Daftar Petelaan Arsip Sementara bru dapat digunakan sebagai pengendalian
fisik dan belum dapat berfungsi untuk pengendalian informasi arsip.
e) Atas dasar daftar pertelaan tersebut, Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan
Pemerintahan:
(1) belum dapat melaksanakan pemusnahan arsip menurut ketentuan yang berku;
(2) dapat menyerahkan arsipnya kepada Arsip Nasional;
(3) dapat sementara menyimpan arsip-arsipnya dalam keadaan lebih teratur
3. Pemusnahan Arsip
a. Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan
dengan sepengetahuan Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang
bersangkutan.
b. Arsip-arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang
bersangkutan maupun untuk bahan bukti pertanggungjawaban nasional dapat
dimusnahkan, dengan ketentuan bahwa :
1) Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar
pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan.
2) Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar
pertimbangan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara.
3) Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu memperhatikan
ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.
c. Pemusnahan Arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi
maupun bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang
hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembagalembaga/
Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.
d. Pemusnahan Arsip dilaksanakan dengan membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan
diserahkan dan Berita Acara Penyerahan Arsip.
4. Penyerahan Arsip :
a. Lembaga Negara/Badan Pemerintahan yang akan menyerahkan arsipnya wajib
berkonsultasi dengan arsip Nasional.
b. Penyerahan arsip dilaksanakan dengan membuat daftar Pertelaan Arsip yang akan
diserahkan dan berita Acara Penyerahan Arsip.
c. Lembaga-lembaga Negara/Badan-badan Pemerintahan di tingkat Pusat menyerahkan
arsipnya kepada Arsip Nasional Pusat.
d. Sementara menunggu dikeluarkannya

1 komentar: