Minggu, 18 Oktober 2009

PENGERTIAN DAN PERANAN KEARSIPAN

Oleh karena yang menjadi pokok pembahasan dalam buku ini adalah Tata Kearsipan,
maka terlebih dahulu akan diberikan penjelasan tentang pengertian arsip.
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai
“warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu
subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang (itu) pula”.
Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya
: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto dan lain sebaginya.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip
adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-
Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency)
yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan
surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik
yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan
kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
1.2. Peranan kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”
dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di
bidang kearsipan.
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa
“tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan.
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan
manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.
2. BEBERAPA ISTILAH DI DALAM KEARSIPAN
2.1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaa,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat
dari kegunaannya dibedakan atas :
a. Arsip aktif:
adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih dikelola oleh Unit Pengolah.
b. Arsip Inaktif:
adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat
Arsip.
2.2 Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional
Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
2.3. File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang merupakan satu
kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.
2.4. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat
melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan
yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan
penunjuk langsung kepada berkasnya.
2.5. Kartu kendali
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang
tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali
dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.
Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah.
a. Kartu Kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol.
b. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat
tersebut masih berada pada file pengolah.
c. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.
d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.
2.6. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk
pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.
2.7. K o d e
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan
antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.
2.8. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang
diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
2.9. Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan
menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.
2.10. Penerima surat
Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat
masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.
2.11. Pencatat surat
Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik
untuk surat masuk maupun surat keluar.
2.12. Pengarah surat
Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah
mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
2.13. P e n g o l a h
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan masalah isi
surat.
Unit Pengolah terdiri atas :
a. Pimpinan pengolah
b. Tata usaha pengolah
c. Pelaksana pengolah
2.14. Penata arsip
Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara
arsip.
2.15. Pola klasifikasi arsip
Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara
sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi
sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk
penataan arsip.
2.16. Surat penting
Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau
merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyampaiannya atau
hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan.
2.17. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan
tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam
lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah.
2.18. Tata usaha pengolah
Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit
Pengolah.
2.19. Formulir peminjaman arsip
Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip.
Diisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan 1
(satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.
2.20. Formulir penyalinan arsip
Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh
unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.
2.21. Indeks relatif
Indeks relativeadalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun
secara abjad masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan untuk memudahkan
menentukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat
dalam pola klasifikasi arsip, dan biasa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.
2.22. Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai
dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan
dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.
2.23. Penyusutan arsipN
Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan
arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip.
2.24. Penyerahan arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan
pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan
Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional
Daerah.
2.25. Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi
baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar