KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN

3. DASAR HUKUM DAN DASAR PERTIMBANGAN
3.1. Dasar Hukum
Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan di Indonesia ditetapkan dalam U.U. No. 7 Tahun
1971 yang diundangkan dalam Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32 pada tanggal
18 Mei 1971.
U.U. No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan mencabut U.U.
No. 19 Prps Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional.
U.U. No. 7 Tahun 1971 kemudian telah dilaksanakan dengan berbagai peraturan
perundangan di bidang kearsipan.
3.2. Dasar pertimbangan
Adapun dasar pertimbangan Pemerintah dan DPR-GR untuk mengeluarkan U.U. No. 7
Tahun 1971 ialah :
a. Bahwa untuk kepentingan generasi yang akan dating perlu diselamatkanbahan-bahan
bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa
Indonesia di masa yang lampau, sekarang dan yang akan dating, dan berhubungan
dengan itu perlu diatur ketentuan-ketentuan pokok tentang Kearsipan.
b. Bahwa dipandang perlu meningkatkan penyempurnaan administrasi aparatur
Negara, khususnya di bidang Kearsipan.
4. PENGERTIAN FUNGSI DAN TUJUAN ARSIP
4.1. Pengertian Arsip
Adapun yang dimaksud dengan “arsip” ialah :
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan ;
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam kehidupan
nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada
pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan.
4.2. Fungsi Arsip
Fungsi arsip membedakan :
a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata
kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
4.3. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
5. TUGAS PEMERINTAH DI BIDANG KEARSIPAN
a. Arsip sebagaimana dimaksud di atas adalah dalam wewenang dan tanggung jawab
sepenuhnya dari Pemerintah;
Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagaimana dimaksud di atas
sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yang penguasaannya dilakukan berdasarkan
perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya:
b. Dalam melaksanakan penguasaan kearsipan Pemerintah berusaha menertibkan :
(a). penyelenggaraan arsip-arsip dinamis;
(b). pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip
statis.
6. ORGANISASI KEARSIPAN
Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka Pemerintah membentuk
organisasi kearsipan yang terdiri dari :
(1) Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
Pusat dan Daerah:
(2) a. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada
Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat;
c. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang
setingkat dengan Daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
7. KEWAJIBAN KEARSIPAN
Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat.
Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari
Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara
dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Swasta dan/atau perorangan.
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat maupun Daerah wajib
mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud
dalam angka 4 huruf b di atas dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah
Daerah serta Badan-badan Pemerintahan Pusat di tingkat daerah.
8. KETENTUAN PIDANA DAN PENUTUP
1. Ketentuan Pidana
Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hokum memiliki arsip dapat dipidana
penjara selama-lamanya 10 ( sepuluh ) tahun.
Barang siapa yang menyimpan arsip yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia
diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur
hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 ( dua puluh ) tahun. Tindak pidana yang
dimaksud di sini adalah kejahatan.
2. Ketentuan lain-lain.
Hal-hal yang belum diatur dalam Undang-undang ini akan diatur lebih lanjut dengan
Peraturan Perundangan, yang dalam hal ini antara lain Peraturan Pemerintah Nomor 34
Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip.
9. ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Dengan Keputusan Presiden Nomor 26 tahun 1974 telah dibentuk Arsip Nasional RI,
dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Kedudukan
Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen yang
berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada langsung di bawah serta bertanggung
jawab kepada Presiden.
2. Tugas Pokok
Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan
arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah
perjuangan bangsa.
3. Fungsi
Dalam rangka pelaksanaan tugas pokoknya. Arsip Nasional Republik Indonesia
mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan
kearsipan nasional;
b. Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis;
c. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan melalui pendidikan dan
latihan;
d. Menampung, menyimpan dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh
Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan pemerintahan dan Badan-badan lainnya;
e. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari Badanbadan
swasta dan perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan
mempunyai nilai dan arti penting sabagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung
jawaban nasional;
f. Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan untuk dapat disediakan
dan digunakan bagi kegiatan pemerintahan, penelitian dan kepentingan umum;
g. Menyelenggarakan hubungan dan kerjasama dengan badan-badan di dalam dan di luar
negeri sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang
berlaku.
4. Wewenang
Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai wewenang untuk menyelenggarakan
koordinasi, bimbingan dan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan peraturan
perundang-undangan di bidang kearsipan.
5. Struktur organisasi dan tata kerja
1) Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari :
a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Pusat Konservasi Kearsipan;
c. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan;
d. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan;
e. Sekretariat;
f. Staf Ahli
g. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di Daerah-daerah
2) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden.
6. Pusat-pusat di lingkungan Arsip Nasional
(1) Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan penyimpanan,
perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsip-arsip statis yang telah diserahkan
kepadanya menyelenggarakan penelitian untuk keperluan pelayanan informasi dan
melayani penelitian ilmih dan umum;
(2) Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk
menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan memajukan
tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan melaksanakan pengawasan teknis
terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di bidang
kearsipan;
(3) Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk merencanakan dan
menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli kearsipan dan
melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di bidang pendidikan dan latihan kearsipan;
(4) Tiga Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia;
(5) Tiap Pusat terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) bidang, dan tiap Bidang terdiri dari
sebanyak-banyaknya 3 (tiga) Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut
oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi
dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.
7. Sekretariat Arsip Nasional
(1) Merupakan unsur pembantu pimpinan dan mempunyai tugas menyelenggarakan
administrasi umum yang meliputi :
a. tata usaha kantor;
b. tata kepegawaian (personalia);
c. urusan keuangan;
d. tata keuangan
(2) Dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu dan
membawahi Kepala-kepala Bagian dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia.
(3) Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 (lima) Bagian, dan tiap bagian terdiri dari sebanyak
3 (tiga) Sub-Bagian, yang susunan dan tugasnya akan diatur lebih lanjut oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri
Negara Penertiban Aparatur Negara.
Untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya sehari-hari Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia dapat dibantu oleh suatu Staf Ahli yang bertugas memberikan nasihat-nasihat dan
pertimbangan-pertimbangan keahlian kepadanya di bidang kearsipan.
8. Perwakilan Daerah Arsip Nasional
9. Unit-unit Kearsipan
Adalah bagian integral dari keseluruhan administrasi dan organisasi Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan pemerintahan yang bersangkutan.
Hubungan kerja Arsip Nasional RIdengan Unit-unit kearsipan adalah berupa koordinasi dan
pembinaan yang meliputi petunjuk-petunjuk dan bimbingan dalam bidang teknik dan tata
kearsipan.
10. Pengangkatan dan Pemberhentian .
1. Kepala Arsip Nasional RI diangkat dan diberhentikan oleh Presiden.
2. Para Kepala Pusat, Sekretaris, Anggota-anggota Staf Ahli dan Kepala-kepala
Perwakilan Daerah diangkat dan diberhentikan oleh Menteri/Sekretaris Negara atas usul
Kepala Arsip Nasional RI.
3. Kepala-kepala Bidang, Kepala-kepala Bagian dan Kepala-kepala Unit Organisasi
lainnya diangkat dan diberhentikan oleh Kepala Arsip Nasional RI setelah berkonsultasi
dengan Menteri/Sekretaris Negara.
11. Pembiayaan
Anggaran Belanja Arsip Nasional RI dibebankan kepada Anggaran Belanja Sekretaris
Negara RI.
12. Ketentuan penutup
Kelengkapan organisasi, perincian tugas dan tata kerja Arsip Nasional RI ditetapkan
lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional RI setelah berkonsultasi dengan Menteri Negara
Penertiban